Смена бухгалтера всегда риск. Вместе с человеком уходят знания о делах компании. Если передача пройдёт плохо, появятся ошибки в учёте. За ними последуют штрафы и пени. Поэтому передачу нужно готовить заранее. Спокойная смена возможна, если действовать по плану. Разберёмся, как это сделать без потерь.

Как правильно передать бухгалтерию новому бухгалтеру

Начните с решения о формате работы. Можно взять нового сотрудника в штат. Можно передать учёт на аутсорсинг. У каждого варианта свои плюсы. Штатный специалист всегда рядом. Внешняя команда стоит дешевле и не уходит в отпуск. Если компания работает в городе, удобно найти местного исполнителя. Опытный бухгалтер Волжский знает требования местной инспекции и банков.

Затем назначьте дату передачи. Лучше выбирать период после сдачи отчётности. Тогда у нового специалиста есть время освоиться. Не меняйте бухгалтера накануне крупных сроков. Оставьте старому сотруднику время на передачу дел. Хорошо, если они поработают вместе хотя бы одну-две недели. Старый бухгалтер объяснит особенности учёта. Он покажет, где лежат документы и как устроены программы.

Оформите передачу письменно. Составьте акт приёма-передачи дел. В нём перечислите документы, программы и доступы. Укажите состояние учёта на дату передачи. Подпишите акт обеим сторонам. Это защитит вас от споров. Если возникнут вопросы, вы сможете подтвердить, кто и за что отвечал. Без акта выяснить виновного будет трудно.

Какие документы необходимо получить при передаче дел

Первая группа документов — учредительные и регистрационные. Это устав, свидетельства и выписки из реестров. Сюда же относят приказы о назначении руководителя и учётную политику. Новый специалист должен понять правила, по которым ведётся учёт. Без учётной политики невозможно продолжить работу последовательно. Запросите и документы по налоговому режиму.

Вторая группа — бухгалтерская и налоговая отчётность. Это декларации, балансы и расчёты за все прошлые периоды. Нужны подтверждения отправки и ответы инспекции. Не забудьте справки о состоянии расчётов с бюджетом. Они покажут долги и переплаты. Запросите и акты сверок с налоговой. Так вы увидите картину до передачи. Любые расхождения лучше выявить сразу.

Третья группа — первичные документы и доступы. Это договоры, акты, накладные и счета-фактуры. Это банковские выписки и кассовые книги. Это кадровые документы и расчёты по зарплате. Передайте также доступ к банк-клиенту, личному кабинету налогоплательщика и электронной подписи. Получите базу учётной программы с резервной копией. Здесь пригодится помощь бухгалтера, который проверит полноту комплекта. Составьте опись и сверьте её с реальным наличием.

Что должен проверить новый специалист

Первым делом новый бухгалтер сверяет остатки. Он сопоставляет данные учёта с банком и кассой. Проверяет остатки товаров, основных средств и расчётов с контрагентами. Расхождения фиксируют письменно. Это нужно сделать до начала самостоятельной работы. Иначе чужие ошибки лягут на нового человека. Он должен точно знать, с чего начинает.

Далее проверяют расчёты с бюджетом. Специалист изучает налоговую отчётность за последние периоды. Он ищет пропущенные декларации и недоплаты. Проверяет, правильно ли применяется налоговый режим. Смотрит, нет ли ошибок в НДС, страховых взносах и зарплатных налогах. Если находит нарушения, он сообщает руководителю. Вместе они решают, как исправлять. Часто нужна уточнённая декларация. Любые бухгалтерские услуги стоит начинать именно с такой проверки.

Наконец, нужно наладить регулярную работу. Составьте календарь сроков сдачи отчётности. Распределите, кто и что подписывает и согласует. Проверьте, как организован обмен документами с контрагентами. Если вы выбрали аутсорсинг, зафиксируйте в договоре объём, сроки и ответственность. Надёжные услуги бухгалтера должны включать письменный отчёт после проверки. Попросите его в первый месяц работы. Он покажет реальное состояние учёта.

Итоги

Безопасная смена бухгалтера строится на подготовке. Назначьте разумную дату и оформите акт передачи. Получите полный комплект документов и доступов. Пусть новый специалист проверит остатки и расчёты с бюджетом. Исправьте найденные ошибки сразу. Тогда компания сохранит порядок в учёте и избежит лишних штрафов.